Endre eller flytte en booking

Booka har ingen knapp for å endre en booking. Tid, utleie, pris og fakturamottaker ligger fast når bookingen er laget, både for dere og for leietakeren. Må en booking flyttes, avbestiller dere den og legger inn en ny. Her står det hvordan, og hva det betyr for betaling, gebyr og e-post.

Dette kan dere endre

Hva	Hvor
Kontaktperson, lag eller bedrift og telefon	Leietakere → Endre ved leietakeren. Endringen gjelder alle bookingene til leietakeren, også de gamle
Hva som er betalt utenfor Booka	På bookingen: Marker som betalt, Registrer betaling, eller under ⋯: Endre betalt beløp og Marker som ikke betalt
Status	Godkjenn, Avslå eller Avbestill

Dette kan ikke endres

• Dato og tid
• Hva som er leid
• Pris og rabatt
• Fakturamottaker og fakturaadresse
• Leietakerens e-postadresse
• Meldingen og svarene fra leietakeren
• Notatet dere skrev da dere la inn bookingen

Leietakeren kan heller ikke endre noe selv. De kan bare avbestille en forespørsel som venter på svar, eller en kortbetaling som ikke er fullført.

Slik flytter dere en booking

Kort fortalt: legg inn en ny booking med den nye tiden, og avbestill den gamle. Hvordan det påvirker pengene, avhenger av om den gamle bookingen er betalt.

Rekkefølgen: Overlapper den nye tiden med den gamle, for eksempel når 18–20 skal bli 18–21, må dere avbestille den gamle først. Ellers er tiden opptatt av den gamle bookingen. Ligger den nye tiden et annet sted, legger dere inn den nye først. Da mister ikke leietakeren tiden hvis noe går galt underveis.

Ikke betalt ennå (Ikke betalt eller Fakturert)

1. Gå til Bookinger → Ny booking. Velg samme utleie, den nye tiden og leietakeren fra forslagene.
2. Velg betaling. Send faktura fra Stripe sender en ny faktura. Betales utenfor Booka gjør at dere tar betalt selv.
3. Hadde den gamle bookingen rabattkode, trykk Sett egen pris og skriv inn samme beløp. Rabattkoder kan ikke brukes på bookinger dere legger inn selv.
4. Trykk Legg inn booking eller Legg inn og send faktura.
5. Åpne den gamle bookingen og velg Avbestill (under ⋯ hvis det er flere valg). En åpen faktura fra Stripe blir annullert, så leietakeren ikke kan betale den.

Betalt med kort eller faktura gjennom Stripe

En booking som er betalt gjennom Stripe, blir alltid refundert når dere avbestiller den. Det går ikke å flytte pengene over til den nye bookingen.

1. Avbestill den gamle bookingen med Avbestill og refunder. Hele beløpet går tilbake til leietakeren. Booka-gebyret blir også refundert, men kortgebyret får dere ikke tilbake.
2. Legg inn den nye bookingen med Send faktura fra Stripe. Leietakeren betaler på nytt, og det blir nytt Booka-gebyr og nytt kortgebyr.

Leietakeren kan også booke den nye tiden selv på bookingsiden etter at dere har avbestilt.

Betalt utenfor Booka

Her kan dere flytte betalingen uten å betale noe tilbake:

1. Legg inn den nye bookingen med Betales utenfor Booka og slå på Allerede betalt.
2. Åpne den gamle bookingen og velg ⋯ → Marker som ikke betalt.
3. Velg så Avbestill.

Steg 2 gjør at betalingen ikke telles to ganger under Innbetalt på Oversikt, og at den gamle bookingen ikke står som Ikke refundert.

Var den gamle bookingen bare Delvis betalt, lar dere Allerede betalt være av. Åpne heller den nye bookingen etterpå, trykk Marker som betalt og skriv inn det som er betalt så langt.

En forespørsel som venter på godkjenning

En forespørsel kan ikke avbestilles fra kontrollpanelet, bare godkjennes eller avslås. Trykk Avslå og foreslå en ny tid i Begrunnelse til leietaker. Leietakeren kan så sende en ny forespørsel, eller dere legger inn bookingen selv. En booking dere legger inn selv, blir bekreftet med en gang.

E-post til leietakeren

Når dere avbestiller, kan dere skrive en Melding til leietaker og velge Send e-post til leietakeren. Skriv gjerne at bookingen er flyttet, for eksempel «Flyttet til torsdag 12. mars kl. 18–20. Du får en ny bekreftelse.» Meldingen står i e-posten og på leietakerens side for den gamle bookingen.

For den nye bookingen sender Booka «Bookingen er bekreftet» hvis Send bekreftelse på e-post er på. Med faktura sender Stripe i tillegg fakturaen.

Vil dere bare sende én e-post, slår dere av e-posten om avbestillingen og lar bekreftelsen gå. Da bør dere gi beskjed på annen måte om at den gamle tiden ikke lenger gjelder.

Godt å vite

• Den nye bookingen får ny referanse og ny lenke. Den gamle lenken viser «Bookingen er avbestilt.»
• Prisen på den nye bookingen regnes ut fra prisene som gjelder nå. Har dere endret prisene siden, bruk Sett egen pris hvis leietakeren skal betale det samme.
• Avbestilling kan ikke angres.

Vanlige spørsmål

Leietakeren har skrevet feil navn eller telefonnummer. Må jeg lage ny booking?

Nei. Rett det under Leietakere. Det som står på bookingen, oppdateres med en gang.

Kan jeg endre prisen etter at fakturaen er sendt?

Nei. Avbestill bookingen, så blir fakturaen annullert, og legg den inn på nytt med Sett egen pris.

Se også

• Avbestilling og refusjon
• Legg inn en booking selv
• Betaling utenfor Booka og delbetaling
• Leietakerne deres