Bookinglisten og kalenderen
Finn, filtrer og åpne bookinger i listen eller kalenderen, og se hva statusene betyr.
Under Bookinger i menyen finner dere alle bookinger, både de leietakerne har gjort selv og de dere har lagt inn. Her svarer dere på forespørsler, følger med på betaling og åpner hver booking for detaljer. Alle i organisasjonen har tilgang, både administratorer og medlemmer.
Øverst velger dere Liste eller Kalender. Knappen Ny booking er for bookinger som kommer på telefon eller e-post.
Venter noen forespørsler på svar, står det øverst, for eksempel «1 forespørsel venter på svar fra dere». Se gjennom viser dem.
Listen
Listen viser kommende og aktive bookinger når dere åpner den. Endre utvalget med de to nedtrekkslistene:
| Tidsrom | Viser |
|---|---|
| Kommende | Bookinger fra og med i dag |
| Tidligere | Bookinger før i dag |
| Alle datoer | Alt |
| Status | Viser |
|---|---|
| Aktive | Bekreftet, venter på godkjenning og venter på kortbetaling |
| Til godkjenning | Forespørsler dere må svare på |
| Ikke betalt | Bekreftede bookinger som er ubetalt, fakturert eller delvis betalt. Nederst står summen som er utestående |
| Avbestilt og avslått | Bookinger som er avbestilt av dere eller leietakeren, og forespørsler dere har avslått |
| Alle statuser | Alt, også kortbetalinger som ikke ble fullført i tide |
Trykk på Dato eller Beløp øverst i tabellen for å sortere. Trykk igjen for å snu rekkefølgen. På mobil vises bookingene gruppert per dag.
Filtrene står i adressen til siden. Dere kan bokmerke for eksempel «Ikke betalt, alle datoer», og når dere går tilbake fra en booking, er filtrene de samme.
Søk
Søkefeltet finner bookinger på leietakerens navn, e-post, lag eller bedrift, fakturamottaker, referanse (for eksempel BK-7QK2MP) og navnet på det som er leid. Søket gjelder alle datoer og statuser, så nedtrekkslistene er slått av mens dere søker.
Hva merkene betyr
Hver booking har en status, og ofte et merke for betaling ved siden av.
| Status | Betyr |
|---|---|
| Venter på godkjenning | Leietakeren har sendt en forespørsel. Tiden er holdt av til dere svarer |
| Venter på betaling | Leietakeren betaler med kort akkurat nå. Tiden holdes av i 30 minutter |
| Bekreftet | Bookingen gjelder |
| Avslått | Dere avslo forespørselen |
| Avbestilt | Avbestilt av dere eller av leietakeren |
| Utløpt | Kortbetalingen ble ikke fullført i tide, og tiden ble ledig igjen |
| Betaling | Betyr |
|---|---|
| Ikke betalt | Ingenting er betalt ennå |
| Fakturert | Faktura er sendt fra Stripe og ikke betalt |
| Delvis betalt | Dere har registrert en delbetaling |
| Betalt | Hele beløpet er betalt |
| Gratis | Bookingen koster ingenting |
| Refunderes / Refundert | Pengene er på vei tilbake / er betalt tilbake til leietakeren |
| Ikke refundert | Avbestilt, men leietakeren har betalt utenfor Booka. Pengene må dere betale tilbake selv |
Et rødt merke betyr at noe må følges opp: Betaling feilet, Innsigelse eller Refusjon feilet. Beløpet er streket over på bookinger som er avbestilt, avslått eller utløpt.
Eksporter
Eksporter laster ned det listen viser som en CSV-fil som åpnes riktig i norsk Excel. Filen har referanse, dato, tid, utleie, leietaker, organisasjon, e-post, status, betaling, betalingsmåte, beløp, betalt, rabatt og Booka-gebyr. Knappen finnes ikke på mobil.
Kalenderen
Kalenderen viser en Uke eller en Måned om gangen. Bla med pilene, og trykk I dag for å komme tilbake.
- Grønn: bekreftet booking.
- Oransje: venter på godkjenning eller på kortbetaling.
Avbestilte, avslåtte og utløpte bookinger vises ikke, og heller ikke stengte perioder. Kalenderen viser alt dere leier ut samlet, med navnet på utleien på hver booking.
I ukevisningen trykker dere på en booking for å åpne den. I månedsvisningen vises tre bookinger per dag, og «+2 til» hvis det er flere. Trykk på en dag for å se uka. På mobil viser månedsvisningen bare dagene som har bookinger.
Siden for én booking
Trykk på en booking for å åpne den. Øverst står leietakeren, hva som er leid og når, og statusmerkene. Knappene oppe til høyre er det dere kan gjøre med bookingen akkurat nå, for eksempel Godkjenn, Marker som betalt eller Avbestill (under ⋯ når det er flere valg).
Siden har disse delene:
- Leietaker: kontaktperson, lag eller bedrift, e-post, telefon og fakturamottaker.
- Betaling: betalingsmåte (Kort, Faktura, Gratis eller Utenfor Booka), lenker til Se faktura og Se kvittering, leiepris, rabatt, totalt, hva som er betalt utenfor Booka, og Booka-gebyret.
- Fra leietakeren: meldingen og svarene på spørsmålene i bookingskjemaet.
- Notat: notatet dere skrev da dere la inn bookingen selv. Leietakeren ser det ikke.
- Hvilke vilkår leietakeren godtok, med versjon og dato.
- Historikk: hva som har skjedd og når, for eksempel «Forespørsel sendt», «Godkjent», «Faktura sendt» og «Betalt». Det siste punktet viser hva bookingen venter på.
- Referanse og knappen Leietakerens side, som åpner den samme siden leietakeren ser.
Godt å vite
- Listen viser høyst 500 bookinger om gangen. Står det «viser de 500 første», snevrer dere inn med tidsrom eller status.
- Kommende tar med alle bookinger som starter i dag, også dem som allerede er over.
- En kortbetaling som ikke blir fullført, står som Venter på betaling i opptil 30 minutter og blir så Utløpt. Dere får ingen e-post om den.
- Leietakerens side har de samme knappene som leietakeren ser. Trykker dere Avbestill der, blir bookingen avbestilt som om leietakeren gjorde det.
Vanlige spørsmål
Hvor finner jeg en booking som er avbestilt?
Velg Avbestilt og avslått og Alle datoer, eller søk på navnet eller referansen.
Kan jeg se bare én bane eller ett lokale i kalenderen?
Nei. Kalenderen viser alt samlet. Navnet på utleien står på hver booking. I listen kan dere søke på navnet, for eksempel «storsal».
Kan jeg legge inn en booking ved å trykke i kalenderen?
Nei. Bruk Ny booking øverst på siden.
Se også
Var denne artikkelen nyttig?
Trenger du fortsatt hjelp?
Kontakt oss